哈佛商學院管理學教授羅伯特·卡普蘭（Robert S. Kaplan）近日提出了一個商務案例引起了廣泛的關注：一家中型制造企業(yè)的CEO感覺自己被工作壓得喘不過氣來，這讓他在面對主要的競爭對手時越來越力不從心。這位CEO說自己上任之初就承擔著二十幾項人事評審工作，至今仍兼任著公司銷售經理一職，同時他還承擔著管理助理和所有行政管理人員的職責，目前管理的人員數量已高達300多人。他在干這些工作時感到得心應手，但也強烈感到需要投入足夠的時間到公司戰(zhàn)略和競爭分析上。兩家主要的競爭對手進行了合并，他的下屬一直在敦促他重點關注這一方面，但他總是抽不出時間。抽不出時間，或者大量的時間花費在與公司成長、業(yè)績增長無關的事情上，是困擾眾多中小型企業(yè)管理者的問題。華望視頻會議系統在這方面，顯現出了突出的作用，并提供了大量幫助企業(yè)提升的空間。
為何迫切事項總被忽略
卡普蘭教授認為，很多時候，讓領導者們苦苦掙扎的就是時間分配和企業(yè)迫切的事項脫節(jié)。為什么領導者很難及時意識到呢？原因有很多。首先，身處日常事務和緊急情況交織的混亂工作環(huán)境中，領導者往往很難跟蹤自己的實際時間使用情況。其次，許多領導者都沒有明確自己的前三到五項優(yōu)先事項，他們可能意識到了未能做到有效使用時間，但往往并不知道該如何去更明智地使用時間。此外，出于各方面的原因，許多管理者在他人請求占用自己時間時，常常很難拒絕。于是，在如何支配自己的時間問題上，他們總是被他人及事件或推或拉地陷入了沒有多少選擇的境地。
開始為改變困境的準備
管理者如何發(fā)現時間分配上的問題？卡普蘭教授介紹了一種簡單而有效的時間管理方法，他自己也曾經采用過，并向眾多的專業(yè)人員推薦過。具體做法是：選定兩周的時間，用一份表格來對你每一個小時的工作情況進行記錄，接下來將它分解并歸入到各個日常工作行為類別當中，例如：戰(zhàn)略規(guī)劃、客戶聯系、銷售和市場營銷活動、投資者和董事會成員之間的互動、媒體之間的互動、對直接下屬的監(jiān)管、競爭分析、招聘、創(chuàng)新（產品、工藝流程或其他）、與員工之間的交流/互動、預算、費用審批，包括審批差旅費和其他開支報告、自己的日程安排、其他行政事項。
另一方面，華望視頻會議系統，以超強的機動性、高網絡適應度，強大的音視頻交換和數據傳輸、共享功能，是企業(yè)管理模式革新、中小企業(yè)規(guī)范管理，提高效能，實現辦公科技化的主要力量。是提升時間管理的科技工具。
目前，華望視頻會議系統做為國內視頻會議行業(yè)的佼佼者，已為包括北京奧運會安保中心在內的百余家政府機關、企事業(yè)單位提供了視頻會議系統服務。技術上已達到國際領先水平，7X24小時全時技術服務，為企業(yè)量身定制解決方案等獨有服務，受到廣大客戶的一致好評。
學會系統、高效的支配時間
管理者如何支配自己的時間，其實是在向人們傳達了你所重視的事情。戰(zhàn)略規(guī)劃、客戶聯系、銷售和市場營銷活動、投資者和董事會成員之間的互動、媒體之間的互動、對直接下屬的監(jiān)管、競爭分析、招聘、創(chuàng)新（產品、工藝流程或其他）、與員工之間的交流/互動、預算、費用審批，包括審批差旅費和其他開支報告、自己的日程安排、其他行政事項。
作為企業(yè)管理者的CEO的中心顯然應擺在戰(zhàn)略規(guī)劃、投資者和董事會成員之間的互動和對直接下屬（中高層管理者）的監(jiān)管上。華望視頻會議系統能夠支持數量多個接入點同時參加視頻會議的大中視頻會議室。接入點可由企業(yè)根據實際情況靈活選擇。同時，啟用業(yè)界領先的多路混音技術，支持多達幾十方音頻同時混音。輔以領先音頻前后處理技術，包括噪聲抑制，自動增益以及回音消除。保證視頻會議的召開質量?？梢员ＷCCEO以短的準備時間、及時的反應時間、科學的調度時間來完成中心工作，而不會將時間浪費在路途、會議時間的權衡、召集上。
相關部門的直接負責人，則將他們的工作重心集中于客戶聯系、銷售和市場營銷活動、媒體之間的互動、招聘、創(chuàng)新（產品、工藝流程或其他）等專業(yè)層面上。華望視頻會議系統采用SIP協議，兼容H.323協議，具有更好的擴展性和安全性，專有的音頻、視頻QOS技術為在網絡較差的條件下提供流暢清晰的音、視頻通訊提供多重保障，能夠極大程度解決參會網點眾多，網絡質量良莠不齊的缺陷。能夠適應復雜多樣的網絡環(huán)境，高質量高標準的實時溝通，提高工作效率、一方面為企業(yè)在各項業(yè)務的溝通、聯系中節(jié)省大量差旅開支，另一方面節(jié)約辦事時間，各種工作能夠合理把握時間，從容面對。與此同時，華望視頻會議系統強大的數據功能，支持PowerPoint、Word、Excel等各種OFFICE文檔以及PDF、Visio、AutoCAD、txt文檔、圖片等多種形式的文件，并支持超過500頁的超大文檔，高效實時的屏幕共享技術，支持MIS系統、GIS地圖軟件、CorelDraw平面設計軟件、網頁等程序共享，能滿足幾乎所有類別工作數據溝通需要。某種程度上、為企業(yè)在數據集散與傳輸上提供了一個快車道，節(jié)約了許多中間環(huán)節(jié)的時間，為企業(yè)提高實效大幅提升了空間。
與員工之間的交流/互動同樣不容忽視，華望視頻會議強大的會議錄制功能：支持兩種錄制方式：一種是視頻錄像，可以用普通播放器播放；另一種是會場錄制，錄制的內容包括視頻、音頻、數據、文字等，系統自帶的播放器即可播放，一方面保證會議記錄的完整性，利于公司原始檔案的保存。另一方面讓召開高效高質、低成本無浪費的員工培訓成為可能。讓員工在企業(yè)內能夠得到良好的系統的職業(yè)與技術培訓，加速員工成長的同時增強員工的忠誠度，使員工與公司一通快速成長。
動態(tài)化、常態(tài)化的科學分配時間
卡普蘭教授后提到，由于環(huán)境變化，人們常常會陷入困境或碰到新的機會。作為企業(yè)領導者，如果要想生存和繁榮發(fā)展，就必須對自己的時間支配方式進行重新評估并適時改變。對不同角色關鍵任務的準確認知，加上例如華望視頻會議系統一類的科學、現代化的軟件、系統的幫助。將時間管理作為動態(tài)化、常態(tài)化的企業(yè)發(fā)展規(guī)劃堅持下去。對于企業(yè)非常重要。
